Në çdo biznes ka një skedar. Quhet diçka si Klientet_FINAL_v3_e_sakte.xlsx, jeton në kompjuterin e një personi të vetëm, dhe kur ai person është me pushime, gjysma e zyrës pret. Ky skedar nuk është problemi. Problemi është që biznesi juaj ka filluar të mbështetet mbi të si të ishte sistem.
Le ta themi qartë që në fillim: Excel është një nga programet më të mira që janë bërë ndonjëherë. Ky shkrim nuk është kundër tij. Është për momentin kur një mjet i shkëlqyer për llogaritje fillon të përdoret si bazë të dhënash, dhe askush nuk e vë re se kur ndodhi kalimi.
Shtatë shenja që e keni tejkaluar
1. Versionet udhëtojnë me email
"Ta dërgova skedarin e ri." "Cilin, atë të mëngjesit apo të drekës?" Kur e njëjta tabelë ekziston në pesë kopje në pesë kuti postare, askush nuk e di më cila është e vërteta. Dhe dikush po punon gjithmonë mbi kopjen e vjetër.
2. Vetëm një person e di formulën
Ka një fletë me një formulë të gjatë, me VLOOKUP brenda IF brenda SUMIFS, që e shkroi dikush tre vjet më parë. Funksionon. Askush nuk guxon ta prekë. Nëse ai person largohet, logjika e biznesit tuaj largohet me të.
3. Nuk dini kush ndryshoi çfarë
Një çmim është gabim. Kush e ndryshoi? Kur? Çfarë ishte më parë? Në një tabelë të zakonshme, përgjigjja është "nuk e di". Një sistem i vërtetë mban historik: çdo ndryshim ka një emër dhe një orë.
4. Dy veta nuk mund të punojnë njëkohësisht
"Mbylle skedarin se dua ta hap unë." Versionet në cloud e kanë përmirësuar shumë këtë, por ndryshimet e njëkohshme në të njëjtat rreshta mbeten burim konfuzioni sapo tabela rritet.
5. Të gjithë shohin gjithçka
Tabela me pagat, marzhet ose kontaktet e klientëve hapet e tëra nga kushdo që ka skedarin. Nuk ka mënyrë të thjeshtë që shitësi të shohë vetëm klientët e vet, apo që magazinieri të ndryshojë sasitë pa parë çmimet e blerjes.
6. Të dhënat "pothuajse" përputhen
I njëjti klient shkruhet "ABC shpk", "A.B.C. Sh.p.k." dhe "Abc". Datat janë herë tekst, herë data. Një qelizë ka një hapësirë bosh në fund dhe formula nuk e gjen. Excel ju lejon të shkruani çfarëdo kudo — kjo është forca e tij në fillim dhe dobësia e tij më vonë.
7. Raporti i fundmuajit është një ditë pune
Nëse çdo muaj dikush kopjon, ngjit, filtron dhe rregullon me dorë për të nxjerrë të njëjtin raport, ai raport duhet të ekzistojë vetë, me një klikim.
Nëse njohët tre ose më shumë nga këto, nuk keni më një tabelë. Keni një sistem të pashkruar, që mbahet gjallë me vullnetin e dikujt.
Kur Excel është ende zgjidhja e duhur
Nuk çdo gjë duhet kthyer në program. Excel mbetet mjeti i duhur kur:
- Punon një person i vetëm, ose skedari lexohet shumë dhe ndryshohet rrallë.
- Bëni analiza, simulime ose parashikime një herë e mirë — "po sikur çmimi të rritet 10%?"
- Procesi ende po ndryshon çdo javë dhe nuk e dini si do të duket pas tre muajsh.
- Të dhënat janë të pakta dhe gabimi nuk kushton shumë.
Në fakt, shumë sisteme të mira fillojnë si tabelë. Tabela është prototipi që tregon se çfarë ju duhet vërtet.
Ku kaloni pas Excel-it
Nuk ka vetëm një hap, dhe jo gjithmonë hapi është softuer i porositur.
- Rregulloni tabelën që keni. Një fletë për çdo lloj të dhëne, një rresht për çdo regjistrim, lista rënëse në vend të tekstit të lirë, data si data. Kjo vetë zgjidh shenjën 6.
- Mjete të gatshme për procese standarde. Për faturim, kontabilitet, CRM ose menaxhim detyrash ka programe të gatshme që bëjnë punë të mirë dhe kushtojnë më pak sesa ndërtimi nga zero.
- Softuer i ndërtuar për ju, kur procesi juaj është pikërisht ajo që ju dallon nga konkurrenca, ose kur mjetet e gatshme ju detyrojnë ta ndryshoni punën për t'iu përshtatur atyre.
Pavarësisht zgjedhjes, tabela e vjetër nuk hidhet: ajo bëhet specifikimi. Kolonat janë fushat, formulat janë rregullat e biznesit, dhe fletët e ndryshme janë ekranet.
Një ushtrim për këtë javë
- Gjeni tre skedarët Excel që biznesi juaj nuk mund të funksionojë pa to.
- Për secilin, shkruani: kush e ndryshon, sa veta e lexojnë, dhe çfarë ndodh nëse humbet sot.
- Nëse përgjigjja e fundit ju shqetëson, filloni që sot me një kopje rezervë automatike. Pastaj flisni për hapin tjetër.
Shumë nga projektet tona kanë filluar pikërisht kështu: me një tabelë që dikush e kishte mbajtur gjallë për vite. Nëse doni të dini nëse e juaja ia vlen të kthehet në sistem, shikoni shërbimet ose na shkruani.
Pyetje të shpeshta
Sa rreshta mund të mbajë Excel para se të bëhet problem?
Kufiri teknik është mbi një milion rreshta për fletë, por problemet shfaqen shumë më herët dhe rrallë kanë lidhje me numrin. Excel bëhet problem kur shumë njerëz e ndryshojnë, kur duhen leje të ndryshme, ose kur nuk dini më kush ndryshoi çfarë.
A mjafton Google Sheets ose Excel në cloud?
Zgjidhin dy probleme: versionet me email dhe punën e njëkohshme. Kanë edhe historik ndryshimesh. Nuk zgjidhin validimin e të dhënave, lejet sipas rolit dhe rregullat e biznesit që mbeten të shpërndara në formula. Për shumë biznese të vogla janë hapi i parë i mirë.
A është e shtrenjtë të kalosh nga Excel në softuer?
Varet nga zgjidhja. Mjetet e gatshme për procese standarde kanë kosto të ulët mujore. Softueri i porositur kushton më shumë, prandaj ka kuptim kur procesi është i veçantë për biznesin tuaj ose kur koha e humbur me tabela kushton më shumë se sa ndërtimi.
Çfarë ndodh me të dhënat që kam tani në Excel?
Importohen. Një tabelë e rregullt kalon pothuajse drejtpërdrejt në një bazë të dhënash; pjesa më e madhe e punës është pastrimi i dublikatave dhe i formateve të përziera. Kjo pastrim duhet bërë gjithsesi, edhe nëse mbeteni në Excel.
